Conservazione documenti e Registrazione dati

Strumenti utilizzati to be compliant

I soggetti obbligati devono conservare i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare le attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e consentire le analisi delle autorità competenti in materia, quali le scritture inerenti le operazioni ed i documenti acquisiti nella verifica della clientela.

I soggetti obbligati:

• conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela;
• adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali

La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:

a) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;

b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;

c) la data, l’importo e la causale dell’operazione;

d) i mezzi di pagamento utilizzati.

Le modalità di conservazione adottate devono assicurare:

a) l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità;

b) la tempestiva acquisizione, entro trenta giorni, dei documenti, dei dati e delle informazioni;

c) l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi;

d) la trasparenza, la completezza e la chiarezza, nonché il mantenimento della storicità dei dati.

A tal fine i professionisti devono tenere un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici nel quale registrare tempestivamente e comunque entro trenta giorni dall’accettazione dell’incarico professionale, dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale, i dati sopra indicati, ferma l’ordinaria validità dei documenti d’identità. In alternativa all’archivio, è possibile istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente.